Dashboard en aanmeldstraat voor WOZ-bezwaren

Meer dan 15.000 aanmeldingen goed verwerken aan zowel de voor- als achterkant: dat vereist een doordacht plan en een toekomstgerichte oplossing.

Doelgroep

Particulieren

Opdrachtgever

Het nieuwe WOZ-bureau

Markt

Juridische dienstverlening

Eerste release

01 december 2021

Over

De juristen en taxateurs van Het nieuwe WOZ-bureau (HNWB) zetten zich dagelijks in voor duizenden voornamelijk particuliere klanten inzake de wet WOZ. Door gratis de bezwaar- en beroepsprocedures uit handen te nemen van klanten zorgt het team van Het nieuwe WOZ-bureau ervoor dat steeds meer mensen een juiste WOZ-waardering krijgen.

Door zoveel mogelijk werk uit handen te nemen, procedures in te trekken waarvan blijkt dat de waarde niet te hoog is, eerlijke informatie te verschaffen en goede afspraken te maken zorgt HNWB ervoor dat de gemeente niet onnodig belast wordt.

Uitdaging

De software die HNWB reeds in gebruik had voor zowel de aanmeldstraat en de verwerking van bezwaren voldeed niet meer aan de wensen. Daarnaast paste het oude systeem niet meer bij de verwachte groeiplannen.

Zodoende kwam HNWB met ons in contact en gingen we samen op zoek naar de beste manier om alle informatie rondom bezwaren te tonen en verwerken, voor zowel de aanmeldende particulieren als de medewerkers van HNWB. We doken gelijk de inhoud in en het nuchtere contact over en weer vormde een mooi vertrekpunt voor een samenwerking.

Oplossing

#1 Aanmeldstraat
De eerste oplossing was een volledig nieuwe aanmeldstraat. Dit is waar gebruikers de stappen doorlopen om een aanmelding te doen, dus werd alles tot in de kleinste details uitgedacht en uitgewerkt om de conversie te maximaliseren.

Het doel was om een aanmeldformulier te bouwen wat niet alleen goed zou werken, maar ook zoveel mogelijk mensen zou aanspreken om de aanmelding te voltooien. Daarnaast was het cruciaal dat het formulier niet zou uitvallen tijdens de piekperiode, waarbij in een periode van 1 à 2 weken duizenden mensen het formulier gingen invullen.

#2 Dashboard
Elke aanmelding komt in de beheeromgeving uit, ook wel het WOZdashboard genoemd. Hier wordt een overzicht van dossiers getoond. Als je op een dossier klikt, opent deze een scherm met alle details rondom de aanmelding en eventueel aangeleverde foto's.

Vanuit het detailscherm van een dossier kan een medewerker de taken doorlopen die nodig zijn om het bezwaar in te dienen. Dit omvat o.a. het controleren van de ingevulde informatie, het nauwkeurig beargumenteren van een bezwaar, het versturen van dit bezwaar, het taxeren van een woning in kwestie en het voorbereiden van hoorzittingen.

Resultaat

#1 Aanmeldstraat
De gerealiseerde aanmeldstraat bleek al gauw een succes en werd door gebruikers als netjes en eenvoudig ervaren. De conversie lag uiteindelijk 15% hoger dan het voorgaande jaar. Totaal waren er meer dan 15.000 aanmeldingen en waren er geen problemen tijdens de piekperiode.

#2 Dashboard
Het dashboard heeft HNWB in staat gesteld om duizenden bezwaren zo vlot mogelijk te verwerken. De tijd die het dashboard bespaard, kan worden gebruikt om elk dossier ruim persoonlijke aandacht te geven. Daarmee wordt de succeskans vergroot.

HNWB kan door het dashboard efficiënt schakelen, zowel intern als extern richting de gemeentes. Samen kijken we alvast uit naar het volgende seizoen en worden er plannen gesmeed om samen nóg meer succes en efficiëntie te behalen. De komende jaren verwachten we nog meer groei.

Aanmelden van je bezwaar

Via een eenvoudig aanmeldproces kan iedereen bezwaar maken tegen de vastgestelde WOZ-waarde vanuit de gemeente. Met duidelijke vragen wordt inzicht gekregen in de staat van de woning, waarmee de medewerkers van HNWB een goed onderbouwd bezwaar kunnen opstellen.

Aanmelden van je bezwaar via WOZwet

Poststukken en e-mails versturen

Medewerkers van HNWB kunnen een bezwaarschrift opstellen en dit met één klik versturen naar het juiste adres, via o.a. post en mail. Samenwerkingen met PostNL en Postbode.nu maken dit proces zo makkelijk mogelijk.

Poststukken en e-mails versturen via WOZdashboard

Taxeren van woningen

Met de Taxeren module kunnen de taxateurs van HNWB een grondige taxatie uitvoeren en een taxatierapport opstellen, waarmee de kans op een WOZ-verlaging zo groot mogelijk wordt..

Taxeren van een woning via WOZdashboard

Statuspagina

Iedere klant die bezwaar maakt, krijgt toegang tot een persoonlijke statuspagina. Hier kunnen foto's geüpload worden en kan de status van het bezwaar worden geraadpleegd.

Statuspagina van je bezwaar via WOZwet

Klaar om aan de tekentafel te gaan zitten?

Samen maken we een concreet plan voor de toekomst met daarin een heldere aanpak voor de bouw.

Wat gaan we doen:

  • Inventarisatie van eisen en wensen
  • Functionaliteit en techniek bepalen
  • Visueel- en interactieontwerp
  • Offerte voor de bouw